En Microsoft Access ¿Cuales son los tipos de datos a actualizar?

En Microsoft Access ¿Cuales son los tipos de datos a actualizar?

Una base de datos de Access no es un archivo como lo es un documento de Microsoft Office Word 2007 o un conjunto de diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. Por el contrario, una base de datos de Access típica es un conjunto de tablas más una serie de objetos construidos entorno a dichas tablas: formularios, informes, consultas, etc.

Además, estos objetos deben cumplir una serie de principios de diseño o, de lo contrario, la base de datos tendrá deficiencias o errores de funcionamiento. A su vez, estos principios de diseño afectan al modo en que se escriben los datos. Tenga en cuenta las siguientes consideraciones relativas a los objetos de base de datos cuando empiece a trabajar.

• Con algunas excepciones (como, por ejemplo, un tipo de lista llamado lista de valores), Access almacena todos los datos en una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad de la base de datos. Aunque vea o actualice los datos en un formulario, en un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos únicamente en tablas.

• Cada tabla debería almacenar datos de una materia, categoría o propósito determinado. Por ejemplo, una tabla con información de contactos profesionales no debe contener información de ventas ya que, en ese caso, puede resultar difícil encontrar la información correcta o puede que no se encuentre.

• Cada uno de los campos de una tabla debería admitir únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, no se debería poder almacenar notas en un campo definido para aceptar números. Si intenta escribir texto en dicho campo, Access muestra un mensaje de error. 

•  Salvo en un caso, los campos de un registro deberían aceptar un único valor. Por ejemplo, una base de datos que esté bien diseñada impedirá que se incluya más de una dirección en un campo de dirección, a diferencia de lo que ocurre en Microsoft Office Excel 2007 que, de forma predeterminada, permite incluir cualquier número de nombres, direcciones o imágenes en una sola celda, a no ser que defina esa celda para que admita tipos de datos restringidos.

Cuando se diseña una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada uno de los campos de esa tabla, proceso mediante el cual se garantiza una entrada de datos más exacta. Suponga, por ejemplo, que especifica un tipo de datos Número para un campo porque necesita calcular cifras de ventas. Si alguien intenta escribir texto en ese campo, Access muestra un mensaje de error y no permite que el usuario guarde el registro cambiado con el fin de proteger los datos.

Cómo se ven los tipos de datos
Access ofrece ahora dos formas de ver los tipos de datos de un campo de una tabla. Puede usar los comandos de la ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.
Ver tipos de datos usando comandos en la ficha Hoja de datos

1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.
   
2. Haga clic en el campo en el que desee investigar.
   
3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo de la lista Tipo de datos para ver el conjunto de tipo de datos para el campo.
   

Ver tipos de datos en la vista Diseño
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño, y en la sección superior de la cuadrícula se muestra el nombre y el tipo de datos de cada campo de la tabla.

El tipo de datos definido para cada campo de la tabla proporciona el primer nivel de control sobre lo que se puede y no se puede incluir en un campo. En algunos casos, la definición de un tipo de datos impide la inclusión de cualquier dato. En la tabla siguiente se ofrece un listado de los tipos de datos que proporciona Office Access 2007 y una descripción de cómo afectan a la entrada de datos.